A Microsoft introduziu uma atualização na Pesquisa de Conteúdo do Purview que elimina a etapa de utilizar aplicações externas para baixar arquivos PST. A partir de agora, administradores podem iniciar o download diretamente em navegadores como Chrome e Firefox, agilizando procedimentos de backup, auditoria ou investigações internas em ambientes Microsoft 365.
Download nativo reduz etapas e tempo de espera
Antes da mudança, a exportação de mensagens exigia a instalação de uma ferramenta específica da Microsoft, muitas vezes limitada ao Internet Explorer. Com a nova função, o Microsoft Purview Content Search passa a oferecer um botão de exportação compatível com os principais navegadores modernos. Segundo especialistas em governança de dados, a alteração simplifica rotinas de conformidade ao tornar o processo mais intuitivo, dispensando configurações adicionais no lado do cliente.
Relatórios indicam que a transferência direta pode reduzir em até 30 % o tempo total necessário para concluir um caso de eDiscovery de pequeno porte, pois elimina o download do instalador, a configuração do plugin e possíveis conflitos de versão.
Fluxo de trabalho permanece estruturado em quatro passos
Embora a etapa de exportação tenha sido otimizada, o procedimento dentro do Purview continua organizado em um fluxo de quatro fases:
- Criação da pesquisa: o administrador define os critérios (palavras-chave, datas, remetentes) que devem ser analisados.
- Adição de fontes de dados: é possível incluir caixas de correio pessoais, grupos do Microsoft 365, sites do SharePoint ou arquivos do OneDrive vinculados ao colaborador investigado.
- Validação dos resultados: o sistema exibe uma prévia para confirmação. Nesta etapa, deve-se verificar se todos os itens relevantes foram capturados e ajustar filtros, se necessário.
- Exportação do PST: após a revisão, o responsável marca as opções de download — que podem englobar anexos, metadados e estrutura de pastas — e inicia a transferência em seu navegador preferido.
De acordo com dados oficiais da Microsoft, o arquivo resultante preserva íntegra a formatação original das mensagens, permitindo importação direta no Outlook ou armazenamento em repositórios de longo prazo.
Impacto para compliance e governança corporativa
Organizações sujeitas a normas como LGPD, SOX ou requerimentos de auditoria periódica dependem de processos estruturados para armazenar e recuperar e-mails sob demanda. A atualização do Purview chega em um cenário de crescimento no volume de dados corporativos e expansão do trabalho híbrido, onde a rastreabilidade das comunicações ganhou ainda mais relevância.
Com a exportação simplificada, equipes de segurança da informação podem responder a solicitações legais ou internas com maior agilidade. Segundo analistas de mercado, a redução de atritos técnicos também diminui o risco de falhas humanas, já que o processo passa a ocorrer em uma única interface, diminuindo o número de aplicações envolvidas.
Dicas práticas para aproveitar a novidade
Profissionais de TI que pretendem adotar o novo fluxo de exportação devem observar boas práticas já recomendadas pela Microsoft:
- Mantenha policies de retenção atualizadas para evitar coleta excessiva de dados irrelevantes.
- Configure permissões de eDiscovery apenas para usuários responsáveis, garantindo segregação de funções.
- Revise periodicamente os relatórios de auditoria do Purview para monitorar quem acessou ou baixou informações sensíveis.
- Antes de iniciar o download, confirme o espaço disponível no dispositivo local, sobretudo em casos que envolvam grande volume de mensagens.
- Utilize códigos de verificação ou autenticação multifator para proteger o acesso às investigações.
Seguir essas orientações contribui para que a exportação ocorra sem interrupções e se mantenha em conformidade com políticas internas de segurança.
Imagem: Internet
O que muda para o usuário final e para o mercado
Para o usuário comum do Outlook, a alteração passa despercebida, mas nos bastidores a TI ganha um recurso que pode diminuir chamadas de suporte e acelerar entregas de dados solicitados. Em ambientes com grande rotatividade ou ciclos de auditoria frequentes, a economia de minutos em cada solicitação tende a representar horas ao longo do ano, liberando profissionais para tarefas de maior valor agregado.
Do ponto de vista do mercado, a atualização reforça a estratégia da Microsoft de integrar governança e segurança em uma plataforma única. Concorrentes que ainda dependem de aplicativos externos para tarefas semelhantes podem sentir pressão para oferecer experiências equivalentes nos próximos ciclos de atualização.
Se a sua empresa busca manter a conformidade e reduzir tempo gasto em atividades operacionais, vale acompanhar de perto as próximas adições ao Microsoft Purview. O histórico recente mostra lançamentos trimestrais focados em automação de políticas, classificação de dados sensíveis e relatórios em tempo real.
Para continuar aprofundando o tema, recomendamos a leitura de nosso artigo sobre as últimas melhorias em backups na nuvem, disponível em Remanso Notícias – Tecnologia.
Curiosidade
Você sabia que o formato PST, criado originalmente para o Outlook 97, continua presente em milhões de organizações mesmo depois de 25 anos? Apesar de alternativas mais modernas, o arquivo permanece popular por agrupar e-mails, anexos e calendários em um único container, facilitando migrações e auditorias — razões pelas quais a Microsoft mantém o suporte e segue aprimorando suas ferramentas de exportação.
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