A Corregedoria Geral da Justiça do Estado de São Paulo publicou o Provimento CGJ 16/2025, que estabelece normas específicas para a proteção de dados pessoais nos cartórios extrajudiciais. O ato determina que as serventias passem a cumprir, de forma estruturada, os requisitos da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), reforçando responsabilidades legais e operacionais na guarda de informações sensíveis.
Exigências vão além da fé pública
Com a entrada em vigor do provimento, os cartórios devem adotar medidas práticas que assegurem o tratamento correto dos dados. Entre as determinações estão:
– Nomeação de um Encarregado pelo Tratamento de Dados (DPO), responsável por intermediar demandas entre titulares, autoridades e a própria serventia;
– Elaboração de uma política de privacidade acessível ao público;
– Implantação de controles de segurança físicos e digitais, incluindo criptografia, backups periódicos, antivírus e firewalls;
– Disponibilização de canais para que o cidadão exerça direitos previstos na LGPD, como confirmação de tratamento e solicitação de exclusão;
– Registro de incidentes de segurança e resposta rápida a eventuais vazamentos.
Segundo especialistas em direito digital, essas medidas reduzem riscos jurídicos e reforçam a confiabilidade dos serviços cartorários, considerados pilares da segurança documental no Brasil.
Impactos diretos na rotina das serventias
O novo cenário exige investimentos em infraestrutura de TI, capacitação de equipes e revisão de processos internos. Relatórios indicam que grande parte dos cartórios ainda opera com sistemas antigos, pouco integrados e, muitas vezes, sem protocolos padronizados de proteção de dados. A adoção de tecnologias como criptografia em repouso, monitoramento de acessos e autenticação multifator passa a ser mandatória.
Para diretores e gerentes, a norma implica mudanças administrativas. Será necessário mapear o fluxo completo de informações – da coleta ao arquivamento – para comprovar conformidade em eventuais auditorias. Além disso, cada ato notarial ou registral deverá conter referências claras sobre a finalidade do tratamento e o período de retenção dos dados.
De acordo com dados oficiais do Instituto de Estudos de Protesto de Títulos, mais de 1.500 cartórios paulistas lidam diariamente com CPFs, certidões, contratos e documentos de imóveis. A partir de 2025, todos terão de demonstrar, documentalmente, que implementaram os controles determinados pela Corregedoria.
Comparações e precedentes
No âmbito nacional, o Provimento CGJ 16/2025 repete uma tendência observada em estados como Minas Gerais e Paraná, que já publicaram regras semelhantes. A diferença é que, em São Paulo, o volume de atos cartorários é o maior do país, o que torna o impacto mais significativo para o mercado de tecnologia jurídica.
Empresas de soluções para cartórios, como a Ravel Tecnologia, têm visto a demanda por consultorias em LGPD crescer desde o anúncio da norma. Segundo a companhia, os projetos incluem diagnóstico de maturidade, configuração de firewalls, testes de invasão e treinamento de colaboradores.
Sanções e prazos
O texto do provimento estipula prazo de 180 dias para que as serventias apresentem plano de adequação e iniciem a implantação das medidas. Após esse período, correm riscos de:
Imagem: Internet
– Advertência e aplicação de multas administrativas;
– Responsabilização civil por danos a titulares de dados;
– Procedimentos disciplinares pela Corregedoria, que podem culminar em afastamento de responsáveis.
Como a LGPD prevê multas de até 2% do faturamento anual, limitadas a R$ 50 milhões, a adoção das diretrizes evita prejuízos significativos e salvaguarda a reputação dos cartórios.
O que muda para o cidadão
Para o público, a principal alteração será a disponibilidade de canais de atendimento específicos para solicitações de acesso, correção ou eliminação de dados. O consumidor poderá, por exemplo, questionar por que seus documentos foram coletados e por quanto tempo permanecerão arquivados. Especialistas afirmam que a transparência tende a aumentar a confiança no serviço e reduzir litígios.
Análise de impacto para o leitor: quem utiliza serviços cartorários deve observar, já no próximo ano, atendimentos mais estruturados, formulários digitais padronizados e a possibilidade de exercer direitos previstos na LGPD de forma simplificada. Para profissionais do setor jurídico e de TI, o provimento abre espaço para novas oportunidades de consultoria e fornecimento de soluções de segurança da informação.
Curiosidade
A primeira serventia oficial do Brasil foi criada em 1500, ainda na época do descobrimento. Mais de cinco séculos depois, a digitalização impõe desafios inéditos: documentos que antes cabiam em um livro de registros agora dependem de algoritmos, nuvens e chaves de criptografia. O Provimento CGJ 16/2025 lembra que, mesmo em meio a novas tecnologias, a essência dos cartórios continua a mesma: garantir autenticidade e proteção de dados, agora sob a ótica de uma lei federal de privacidade.
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